התזמון הנכון הוא הרבה יותר מאשר רק פרט טכני; שליחה מוקדמת מדי עלולה לגרום לבלבול ושכחה, ומאוחרת מדי עלולה לפגוע בזמני ההיערכות לקראת האירוע.. אז איך מוצאים את נקודת האיזון המושלמת?
במדריך הבא נעשה סדר בלו"ז, כדי לוודא שכל המוזמנים יקבלו את ההזמנה בטיימינג הנכון.
תוכן עניינים
שליחת Save the Date: לפחות שלושה חודשים לפני האירוע
זה השלב הכי מוקדם והכי קליל שמטרתו היא אחת: לתפוס את התאריך ביומן של האנשים שאתם הכי רוצים שיגיעו, במיוחד אלה שגרים רחוק, שיש להם לו"ז עמוס, או שמתכננים חופשה ארוכה.
מתי לשלוח?
מה לכלול?
מה היתרון?
זה מוריד מכם לחץ, כי אתם יודעים שהקרובים ביותר כבר פנויים, ואתם לא צריכים למהר עם סגירת העיצוב של ההזמנה הרשמית.
שליחת ההזמנה הרשמית
אחרי שסגרתם את כל הפינות הקטנות, זה הזמן לשלוח את ההזמנה הרשמית – זו שתכיל את כל המידע השימושי.
מתי לשלוח?
מה לכלול?
איך לשלוח?
היום הרוב משלבים – שולחים הזמנה דיגיטלית יפה ונוחה לרוב האורחים, ושולחים כמה הזמנות מודפסות. במיוחד לסבא וסבתא, או כאלו שפחות מתחברים לדיגיטל.
תזכורת ידידותית לאישורי הגעה
מתי לשלוח?
6-4 שבועות לפני החתונה. זו הנקודה שבה אתם צריכים להתחיל לדחוף אנשים לענות.
איך לשלוח?
שלחו הודעה קצרה ונעימה עם לינק לאישור ההגעה: "היי לכולם! רק רצינו לוודא שקיבלתם את ההזמנה שלנו ולהזכיר שזה הזמן לאשר הגעה!".
הערה חשובה
בשלב הזה, תתחילו לעבוד עם רשימת אקסל או מערכת לאישורי הגעה כדי לארגן את המידע הסופי.
הסגירה – אישורי הגעה סופיים
זה שלב הפינישים. המטרה כאן היא לקבל מספר סופי, מדויק ככל האפשר, כדי שתוכלו לתת אותו לאולם (מה שנקרא 'כמות מנות').
מתי לעשות את זה?
מה עושים?
פה נכנסת העבודה הסזיפית של טלפונים ושליחת הודעות. עוברים על הרשימה, מנטרים את המוזמנים שעדיין לא ענו או סימנו אולי ופשוט מתקשרים או שולחים הודעה.
למה זה חשוב?
זו הדרך היחידה לקבל מספר מנות מדויק ולחסוך את הכסף שיילך על מנות מיותרות.
